Digitalização de documentos
Converta seus arquivos em papel em documentos digitais em PDF ou outro formato, tornando-os disponíveis aos usuários, preservando a informação e facilitando o acesso. Processos administrativos, prontuários médicos, dossiês de alunos, dossiês de funcionários, pagamentos, balanços, documentos contábeis, arquivos técnicos etc.
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Acervos documentais diversos de pessoas físicas ou jurídicas.
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Microformas em geral.
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Plantas e desenhos técnicos.
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Livros de qualquer tipo ou formato.
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Documentos históricos e acervos iconográficos.
Transformar e converter documentos do meio físico em papel, microfilmes, plantas, livros e documentos históricos para o meio digital com os melhores equipamentos, profissionais e processos produtivos, combinando perfeitamente qualidade e produtividade é o compromisso da Ximker Tecnologia.
A Ximker, com sua vasta experiência nessa atividade específica, é capaz de analisar corretamente acervos documentais das mais diversas espécies e elaborar processos produtivos eficientes, que conjuguem corretamente as várias etapas envolvidas e técnicas necessárias como manuseio, preparação, captura das imagens, classificação e indexação, acondicionamento etc.
Um perfeito dimensionamento das variáveis envolvidas nos permite digitalisar quaisquer tipos de documentos sejam administrativos, técnicos ou históricos como por exemplo documentos de RH, de vendas, marketing, jurídico, controladoria, contábeis, plantas, correspondências, clipping, processos, prontuários médicos, mapas, acervos iconográficos etc.
Produção da digitalização
A digitalização passa obrigatoriamente pela preparação de toda a documentação que será digitalizada. Nessa fase os acervos são manuseados com base em critérios pré estabelecidos para cada tipo de documento. Não é incomum termos uma organização prévia por força da preparação de documentos resultando num acervo tratado e organizado após a digitalização.
Equipamentos utilizados
Documentos diferentes requerem diferentes tipos de equipamentos para a captura das imagens. A Ximker dispõe de diferentes equipamento destinados a diferentes necessidades indo desde escaners para documentos administrativos até escaners de plantas, passando por escaners de microfilmes, slides e transparências até escaners planetários para reprodução digital de obras raras e livros.
- Escaneres de produção A3 duplex color/pb.
- Escaneres de produção Ofício duplex color/pb.
- Escaneres planetários para reprodução digital.
- Escaneres de grande formato para originais de engenharia e mapotecas.
Controle de Qualidade
A digitalização é seguida de um rigoroso controle qualidade das imagens digitalizadas que pode ser feito em lote, baseado em parâmetros pré-definidos para o lote como um todo ou individualmente imagem por imagem compreendendo os procedimentos de crop (recorte das images), rotate (rotaciomento das imagens a fim de colocá-las no melhor sentido de legibilidade), deskew (desenclinamento de imagens inclinadas), despeckle (limpeza de pontos e impurezas nas imagens) e todos os processamentos necessários para obtenção do melhor resultado de visualização e legibilidade possível.
Indexação
Indexação dos documentos digitalizados formatando dados para diversos tipos de sistemas gerenciadores com quaisquer estruturas de dados, utilizando as tecnologias de OCR, códigos de barras, certificação digital etc e geração de mídias para armazenamento.
- Criação de bases de dados de documentos digitalizados.
- Classificação e identificação de documentos digitalizados.
- Digitação, OCR, OMR.
- Automação por códigos de barras.
- Formatação de dados para sistemas gerenciadores.
Formatos mais utilizados
JPEG
Ideal para digitalização em cores (cor real) ou em tons de cinza. Permite ótima compressão resultando em arquivos pequenos.
TIFF
Permite armazenar imagens de qualquer tipo e com altas definições, permite pouca ou nenhuma compressão resultando em arquivos grandes.
TIFF (CCITT grupo IV)
É praticamente um padrão mundial para a digitalização de documentos por originar arquivos bem pequenos favorecendo o trafego em rede. Exclusivamente preto e branco (somente bitonal, não permite tons de cinza).
“Portable Document Format” é um formato de arquivo desenvolvido pela Adobe Systems para representar documentos independentemente do aplicativo usado para criá-lo. Um arquivo PDF pode descrever documentos que contenham texto, gráficos e imagens em qualquer formato. É um formato para documentos e tornou-se pela grande difusão em padrão mundial para o GED. Permite a combinação de imagens digitalizadas de documentos de vários formatos no mesmo arquivo de documento.
PDF com Certificação Digital
Um documento PDF com Certificação Digital padrão ICP-Brasil possui valor probatório de original. Documentos digitalizados dessa forma permitem a eliminação de seus originais em papel. Veja a legislação específica.
PDF/A
PDF/”Archive”. Trata-se de um PDF com algumas características especiais que lhe confere a capacidade de resistir ao passar dos anos mantendo-se compatível com os visualizadores de documentos do futuro.
PDF pesquisável
Mesmo PDF descrito acima e que permite a pesquisa de texto nas imagens digitalizadas de documentos.
Resolução ou Definição
200 dpi, 300 dpi ou 400 dpi ?
A digitalização de documentos utiliza habitualmente 200 dpi como padrão, mas pode-se utilizar resoluções maiores ou menores dependendo da finalidade da imagem ou da qualidade do original.