Microfilmagem de documentos
A microfilmagem é um processo fotográfico que registra acervos documentais em filme. Por possuir legislação específica que atribui ao documento microfilmado valor jurídico probatório (ver página documentos) o microfilme substitui o documento original para finalidade probatória permitindo o descarte e a reciclagem da documentação original e por ser mais durável que papel constitui também um suporte de alta confiabilidade e durabilidade para a segurança da informação.
Microfilme é uma mídia analógica para o armazenamento e a preservação de documentos, livros, periódicos, desenhos e qualquer tipo de acervo documental, administrativo, histórico, técnico, iconográfico etc. A sua forma mais difundida no Brasil é em rolos de 16mm ou 35mm em preto e branco.
Por essas características, tem sido usado como suporte e backup para relatórios extensos para o setor bancário e mercados financeiro e segurador sendo adotado como mídia de backup para esses documentos produzidos em formato PDF.
Produção da microfilmagem
A microfilmagem passa obrigatoriamente pela preparação de toda a documentação que será microfilmada. Nessa fase os acervos são manuseados com base em critérios pré estabelecidos para cada tipo de documento. Não é incomum termos uma organização prévia por força da preparação de documentos resultando num acervo tratado e organizado após a microfilmagem.
Etapas da preparação
- Ordenação e agrupamento de documentos.
- Análise, identificação e classificação da documentação.
- Extração de clips, grampos e sujidades superficiais.
- Restauração de documentos danificados.
- Inserção de sinaléticas de identificação e separação.
Indexação
Na indexação todos os documentos são individualmente listados com base nos dados pré estabelecidos para sua identificação, sendo esses dados associados ao posicionamento do documento no microfilme de forma a termos uma localização precisa do documento microfilmado.
As listas dos documentos microfilmados podem fazer parte de cada microfilme sendo microfilmadas no início de cada filme constituindo um índice como em um livro.
As listas contendo a indexação podem também ser importadas para sistemas de banco de dados para buscas e pesquisas de documentos podendo inclusive ser incluídas em sistemas gestão dos mais diversos tipos.
Microfilmagem
A microfilmagem utiliza equipamentos planetários, rotativos ou equipamentos de microfilmagem eletrônica (microfilmes gerados a partir da imagem digitalizada), podendo ser feita em fundo branco ou preto com filmes de segurança específicos e de alta definição nas bitolas de 16 ou 35 mm.
Após a microfilmagem os microfilmes passam pelo processamento com revelação, fixação, lavagem e secagem com processos rigorosamente controlados a fim de garantir a qualidade e a durabilidade máximas para o produto final
Controle de Qualidade
Ao longo de todo o processo a qualidade é verificada em várias etapas passando por testes de luz antes da microfilmagem, testes químicos nos materiais envolvidos, análise da densidade dos microfilmes resultantes, processamento com produtos químicos controlados e culminando com a inspeção ótica e visual dos microfilmes produzidos tanto de seus originais como dos filmes cópia.
Finalização
Todos os microfilmes produzidos são duplicados gerando pelo menos uma cópia de segurança para cada microfilme original produzido. As cópias são produzidas em diazo ou prata e são destinadas a consulta, preservando os filmes originais. Os filmes originais e cópias são acondicionados em embalagem específica, em boxes diferenciados, etiquetados e identificados de acordo com os acervos microfilmados e a indexação dos documentos.
Vantagens da microfilmagem
É mais compacto que papel
É possível armazenar aproximadamente 5.000 páginas ofício ou A4 em um microfilme 16mm de 215 pés em redução de 29X. O aproveitamento das mídias varia em função do comprimento do filme (100 ou 215 pés), do formato dos originais e do fator de redução utilizado na microfilmagem. Assim, exemplificando, seria possível armazenarmos 5 caixas arquivo do tipo ‘bank box’ em um pequeno rolo de microfilme 16 mm de 215 pés. Esse número pode aumentar significativamente aumentando-se o fator de redução na microfilmagem.
Microfilme é mais durável que papel
Armazenado nas condições ideais, seguindo as diretrizes dos fabricantes, um microfilme deve durar até 500 anos. É adotado como suporte e como forma de armazenamento estável, amplamente utilizado em centros de documentação, bibliotecas e na preservação dos mais variados acervos.
Tem valor probatório de original
Cópias de documentos extraídas de microfilme tem valor probatório de original (consulte a legislação na página “documentos”), ou seja, tem valor de documento original. Uma cópia em papel de um documento microfilmado pode ser autenticada em cartório.
Segurança da informação
Um documento microfilmado com seu filme cópia armazenado em local distinto de seu original favorece a segurança da informação, já que estando microfilmado, um documento página ou pasta ficam mais protegidos, dificultando que sejam extraviados.
Microfilmes podem ser facilmente armazenados em cofres ou em arquivos de segurança o que confere uma segurança adicional aos documentos, superior a que pode ser atribuida a seus documentos originais.